Cover Letter - Khái niệm và Cách viết một Cover Letter chuyên nghiệp

Bạn đang gặp khó khăn vì chưa biết cách viết một Cover Letter (Thư xin việc) chuyên nghiệp? Hãy yên tâm, TopDev sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Cover Letter là gì và cách để tạo ra một thư xin việc chuyên nghiệp.

Có thể bạn quan tâm

Mục Lục

Khái niệm về Cover Letter

Cover Letter (hay còn gọi là thư xin việc) là tài liệu dài một trang được gửi đến nhà tuyển dụng kèm theo CV nhằm mô tả về các kỹ năng, kinh nghiệm và tài năng của ứng viên phù hợp với vị trí công việc mà họ muốn ứng tuyển.

Chất lượng của một Cover Letter đóng vai trò quan trọng trong việc nhà tuyển dụng quyết định xem có nên tiếp tục xem CV của ứng viên hay không. Vì vậy, thư xin việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình sàng lọc ban đầu. Bạn cần phải thể hiện mình là một ứng viên tiềm năng thông qua một Cover Letter chuyên nghiệp.

TopDev hỗ trợ tạo CV online miễn phí

Cấu trúc cơ bản của một Cover Letter

Để viết một Cover Letter chuyên nghiệp, bạn cần biết cấu trúc cơ bản của một Cover Letter.

Dưới đây là các phần cần có để tạo thành một Cover Letter chuyên nghiệp:

1. Phần giới thiệu: Phần này cần được viết một cách chỉn chu và cẩn thận từ ban đầu. Mục tiêu của phần giới thiệu là lý giải lý do tại sao bạn mong muốn có công việc và vị trí đó.

2. Phần trọng tâm: Đây là phần quan trọng để bạn có thể thể hiện bản thân một cách tối đa. Hãy thông minh và có tư duy chiến lược trong việc trình bày nội dung. Phần trọng tâm hiệu quả nhất sẽ bao gồm ít nhất 2 đoạn văn bản mô tả chi tiết về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc… Nhà tuyển dụng sẽ xem xét cẩn thận phần này để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên.

3. Phần kết luận: Kết thúc thư xin việc với những dòng mô tả ngắn gọn. Đồng thời, nhắc nhở người quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn (còn được gọi là lời kêu gọi hành động).

Một Cover Letter chuyên nghiệp như thế nào?

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo rằng Cover Letter của bạn đáp ứng đúng văn phong truyền đạt chuyên nghiệp. Tức là Cover Letter phải nhanh chóng tóm tắt lý do tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn. Thông qua Cover Letter và sự kết nối với CV, nhà tuyển dụng cần thấy sự định hình về phong cách cá nhân, năng lực chuyên môn và sự phù hợp với vị trí tuyển dụng. Nhiệm vụ của bạn là làm thế nào để thuyết phục nhà tuyển dụng nắm bắt dễ dàng hơn những gì bạn thực sự có.

So sánh hai mẫu Cover Letter, nhà tuyển dụng dễ dàng lựa chọn Mẫu 2. Lý do là nội dung được khai thác và dẫn dắt trực tiếp đến vấn đề. Đây là biểu hiện của tính chuyên nghiệp trong Cover Letter.

Tính chuyên nghiệp cũng được thể hiện trong khía cạnh trọng tâm. Bạn cần đi thẳng vào vấn đề và thể hiện tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn. Loại bỏ những thông tin không cần thiết và chọn lọc một cách tỉ mỉ và thông minh các nội dung để truyền tải thông điệp.

Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng những kỹ năng và kiến thức chuyên ngành liên quan đến vị trí tuyển dụng được đưa vào Cover Letter một cách thích hợp. Hãy nhớ rằng mọi thứ không cần phải quá phức tạp, hãy giữ đơn giản nhưng không hời hợt.

Cách viết một Cover Letter hoàn hảo

Nhiều thắc mắc đã được đặt ra như: Tôi nên viết gì trong thư xin việc? Làm sao để thể hiện điều đó? Có nên viết quá chi tiết không? Đừng lo lắng, TopDev sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi đó.

Bước 1: Thêm chi tiết liên hệ của bạn và nhà tuyển dụng vào tiêu đề

Thông tin liên lạc

Xem thêm : Thả Thính có ý nghĩa gì và Hướng dẫn 11 cách thả thính mạnh mẽ trên Facebook

Để bắt đầu thư xin việc, bạn cần quan tâm đến các nội dung sau:

Tên và họ của bạn

Địa chỉ email của bạn (đảm bảo là email chuyên nghiệp, không làm bẫy với email như [email protected])

Số điện thoại của bạn

Địa chỉ email của bạn (tùy chọn)

Liên kết hồ sơ Linkedin của bạn (tùy chọn)

Dưới thông tin liên hệ chi tiết của bạn, bạn cần bổ sung các thông tin sau:

Thời gian
Họ và tên của nhà tuyển dụng
Địa chỉ công ty
Số điện thoại của công ty
Tên người quản lý tuyển dụng hoặc địa chỉ email của công ty

Bước 2: Xây dựng phong cách xưng hô chuyên nghiệp

Lời chào mở đầu

Tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời bằng cách gửi Cover Letter của bạn cho một cá nhân bằng tên thật của họ.

Hãy lưu ý, hãy tránh việc sử dụng lời chào “chào làm quen” tầm phổ thông và phản ánh sự lười biếng của bạn. Một lời chào mở đầu không chân thành sẽ làm giảm cơ hội trúng tuyển của bạn.

Trong trường hợp bạn không chắc chắn về chức danh hay tên gọi thật của họ, đừng ngại xác minh. Cách đơn giản nhất là kiểm tra trên trang web của công ty. Kiểm tra trên Linkedin hoặc gọi điện hoặc gửi email cho bộ phận nhân sự để biết. Nếu vẫn không chắc chắn, bạn có thể thử những mẹo sau:

Nếu bạn không chắc chắn về chức danh của nhà tuyển dụng (như Ông, Bà, Tiến sĩ, …), bạn có thể bỏ nó trong lời chào mở đầu. Ví dụ: “Chào Jane Smith” là một cách chấp nhận được.
Nếu bạn không biết ai là người tuyển dụng, bạn có thể đoán. Ví dụ: nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí nhân viên nhân sự, bạn có thể gọi tên Giám đốc nhân sự.
Nếu bạn không tìm thấy tên của ai, bạn có thể gửi lời chào đến bộ phận nhân sự. Ví dụ: “Kính gửi Bộ phận Nhân sự” là một lựa chọn không tồi.

Dưới đây là một số ví dụ về lời chào chuyên nghiệp:

Gửi Jane Smith
Gửi cô Smith
Kính gửi Phòng Truyền thông – Marketing
Kính gửi [Tên công ty] Nhà tuyển dụng

Bước 3: Thu hút sự quan tâm của người quản lý tuyển dụng bằng một đoạn giới thiệu mạnh mẽ

Đoạn giới thiệu quan trọng

Đôi khi, nhiều ứng viên gặp khó khăn trong việc tìm cách bắt đầu thư xin việc của họ. Tuy nhiên, thực tế không phức tạp như vậy. Một thư giới thiệu hiệu quả, thu hút sự quan tâm của người quản lý tuyển dụng có thể bao gồm các đặc điểm sau:

– Vị trí công việc: Tên vị trí ứng tuyển

– Tên công ty: Tên công ty bạn đang ứng tuyển

– Ý định ứng tuyển: Thể hiện sự nhiệt huyết của bạn đối với vị trí công việc mà bạn mong muốn ứng tuyển

Bên cạnh đó, bạn có thể làm cho phần giới thiệu thêm thu hút bằng cách thêm một số mô tả về tính cách, đam mê hoặc điểm nổi bật trong sự nghiệp. Tính cách luôn là yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng mong muốn thấy ở bạn. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng mọi thứ đều cân nhắc. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để xây dựng một đoạn giới thiệu độc đáo:

Thể hiện tình yêu của bạn đối với công ty
Giới thiệu thành tựu trong quá khứ của bạn
Thể hiện niềm đam mê với công việc của bạn

Bước 4: Chứng minh rằng bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc

Đây là bước quan trọng trong thư xin việc. Bây giờ, bạn cần thể hiện một cách thuyết phục tại sao bạn là người phù hợp nhất cho vị trí công việc đó.

Chú ý đến việc chia sẻ thông tin

Để cho thấy bạn là ứng viên tuyệt vời, hãy ghi nhớ ba điểm sau:

1. Mạnh mẽ, nhưng không khoe khoang: Một thư xin việc mạnh mẽ cần truyền tải sự tự tin của bạn. Để chứng minh bạn là ứng viên tốt nhất cho công việc, hãy cung cấp minh chứng về năng lực và thể hiện nó trong thư xin việc của bạn. Đừng tăng tác hay thiếu thực tế về khả năng của bạn.

2. Trung thực và không gian dối: Sự chân thật rất quan trọng. Đừng nói dối hoặc kéo dài sự thật về trải nghiệm cá nhân của bạn. Điều này chỉ khiến bạn tụt lại phía sau mà không bao giờ tiến bộ.

3. Tránh liệt kê những thông tin không liên quan: Cover Letter của bạn cần được điều chỉnh và phù hợp với công việc và công ty mà bạn ứng tuyển. Thư xin việc của bạn nên phản hồi thông báo tuyển dụng. Đồng thời, bạn nên đề cập trực tiếp đến những kỹ năng và trình độ mà nhà tuyển dụng đề ra.

Tận dụng kết quả thực tế

Nhà tuyển dụng có thể xác minh thông tin trong Cover Letter của bạn để đảm bảo tính chân thực và phù hợp với vị trí ứng tuyển. Để tạo sự tin tưởng, bạn có thể sử dụng thành tích gần đây để chứng minh (với con số cụ thể) rằng bạn có kỹ năng để hoàn thành công việc. Ví dụ:

Thành tích trong công việc: Chứng minh về doanh thu, lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng…
Phản hồi từ đồng nghiệp hoặc cấp quản lý: Đánh giá về kỹ năng của bạn từ cấp quản lý hoặc đồng nghiệp.
Giải thưởng hàng ngành: Các giải thưởng bạn đã nhận được vì thành tích và đóng góp của bạn.

Kiểm tra và phát triển các phẩm chất

Sự nổi trội trong việc ứng tuyển không chỉ dựa trên kinh nghiệm làm việc. Đừng lo lắng nếu bạn chưa có đủ kinh nghiệm. Nhà tuyển dụng cũng đánh giá Cover Letter dựa trên các phẩm chất khác như:

Thành tích học tập (và thành tích khác): Bằng cấp, điểm GPA, học bổng, tham gia nghiên cứu…
Các hoạt động ngoại khóa: Kinh nghiệm làm việc bán thời gian, hoạt động tình nguyện, dự án xã hội…
Động lực và mục tiêu: Các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn, ý nghĩa của công việc bạn ứng tuyển đối với mục tiêu của bạn.

Xem thêm : EQ là gì? Tại sao mọi người nên làm bài test EQ một lần trong đời?

Hãy nhớ rằng bất kỳ thông tin nào bạn đưa vào phải liên quan đến công việc bạn ứng tuyển. Ví dụ, nếu bạn ứng tuyển vào vị trí trong lĩnh vực công nghệ, trải nghiệm tham gia các cuộc thi công nghệ sẽ là điểm thuyết phục.

Bước 5: Đánh giá và hoàn thiện nội dung Cover Letter

Khi viết Cover Letter, hãy thể hiện mình là một ứng viên lịch sự và tự tin. Dù đây là phần cuối cùng, bạn cần chú trọng đến sự cẩn thận và tỉ mỉ. Để hoàn thiện Cover Letter hiệu quả, hãy để ý các vấn đề sau:

Xem thêm: 5 lưu ý để viết đánh giá hiệu suất của bạn

Cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem xét CV và Cover Letter của bạn
Tóm tắt lý do tại sao bạn là ứng viên tiềm năng
Làm nổi bật niềm đam mê của bạn dành cho vị trí công việc đó
Lịch sự yêu cầu họ liên hệ với bạn để tổ chức phỏng vấn

Bước 6: Kết thúc Cover Letter với một lới chào kết thúc chuyên nghiệp

Ký tên thư xin việc của bạn với một lời chào kết thúc chuyên nghiệp:

Dưới đây là một số cách ký tắt Cover Letter chuyên nghiệp:

Tôi – Em cảm ơn
Trân trọng – Trân trọng cảm ơn
Cảm ơn – Xin cảm ơn
Chân thành cảm ơn – Xin chân thành cảm ơn

Sau đó, hãy để cách khoảng trống giữa lời chào và viết tên đầy đủ của bạn.

Bước 7: Kiểm tra lại Cover Letter

Hãy đảm bảo rằng mọi thứ đang theo đúng quỹ đạo. Thư xin việc của bạn có đúng quy chuẩn và tạo ấn tượng không? Hãy đặt cho mình những câu hỏi sau:

Định dạng Cover Letter của bạn đã đúng chưa?

Một Cover Letter chuyên nghiệp có khoảng 200-350 từ và được bố trí trên một trang A4. Phông chữ sử dụng phải đồng nhất, không được chênh lệch quá nhiều. Khoảng cách lề tốt nhất cho thư xin việc là từ 1-1,5 inch.

Rà soát nội dung và sửa các lỗi

Văn phong – giọng điệu trong thư xin việc là rất quan trọng. Hãy lưu ý rằng bạn không nên viết thư xin việc quá cứng nhắc. Sự hiểu lầm này không làm cho Cover Letter của bạn chuyên nghiệp hơn. Ngược lại, nó khiến thư xin việc trở nên cứng nhắc và khó để thu hút công ty.

Để cải thiện văn phong – giọng điệu thư xin việc, hãy thử những cách sau:

Tránh sử dụng các cụm từ rỗng không có nội dung, như “suy nghĩ khách quan” hay “sức mạnh toàn diện”
Chọn những từ ngữ đơn giản, không có quá nhiều sắc thái trang trọng

Hãy đọc lại thư xin việc và kiểm tra các lỗi về từ vựng, ngữ pháp, câu hỏi. Nếu phát hiện câu cú quá dài, hãy loại bỏ những thông tin không cần thiết. Nếu nhận ra cách diễn đạt không rõ ràng, hãy sửa lại ngay để thông điệp của bạn được nhà tuyển dụng hiểu rõ nhất.